Renseignements juridiques
Politique de confidentialité
En vigueur le 19 octobre 2026
Diplomat Property Management est exploitée par 13145743 Canada Inc. (« Diplomat », « nous »). Nous gérons et louons des propriétés résidentielles à Ottawa (Ontario) et dans la région de l’Outaouais (Québec). La présente politique explique comment nous traitons les renseignements personnels recueillis par notre site Web, diplomatpm.com, par les demandes de location et par l’application Diplomat destinée aux locataires et aux propriétaires.
Qui est responsable
Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. Pour les personnes et les propriétés au Québec, nous respectons aussi la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à la façon dont nous traitons les renseignements personnels. Cette personne exerce aussi la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels prévue par la loi québécoise.
- Titre : Présidente, Diplomat Property Management
- Courriel : info@diplomatpm.com
- Téléphone : 613-797-4452
Renseignements que nous recueillons
Nous recueillons uniquement ce dont nous avons besoin pour répondre à vos questions, évaluer les demandes de location et gérer les propriétés dont nous nous occupons.
| Renseignements | Ce qu’ils comprennent | Provenance |
|---|---|---|
| Demandes faites par le site Web | Votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone si vous le donnez, ce qui vous intéresse ou la propriété visée par votre demande, et votre message | Vous, par le formulaire de contact ou une page de propriété, ou par courriel ou téléphone |
| Demandes de location | Nom, courriel, téléphone, date de naissance, adresse actuelle et depuis combien de temps vous y habitez, raison du départ, nom et coordonnées du propriétaire actuel, employeur, titre du poste, revenu mensuel brut, durée de l’emploi, noms et âges des autres occupants, animaux, propriété visée par la demande, et votre autorisation pour les vérifications ci-dessous, avec la date et l’heure où vous l’avez donnée. Nous ne demandons pas votre numéro d’assurance sociale. | Vous, par le formulaire de demande |
| Vérifications liées à la demande | Votre dossier de crédit, et la confirmation de vos antécédents d’emploi et de location | Les agences d’évaluation du crédit, ainsi que les employeurs et propriétaires que vous indiquez, avec votre autorisation |
| Renseignements du compte de l’application | Nom complet, adresse courriel, numéro de téléphone (facultatif) et mot de passe (conservé uniquement sous une forme brouillée et illisible) | Vous, lorsque vous créez un compte avec le code d’invitation que nous vous remettons |
| Renseignements sur le bail et la propriété | Adresse de l’immeuble, numéro du logement, dates de début et de fin du bail, et si vous êtes locataire ou propriétaire | Diplomat, à partir de votre bail ou de votre contrat de gestion |
| Demandes d’entretien | Titre, description, endroit dans le logement, urgence, permission d’entrer, notes d’accès (par exemple, animaux ou façon d’entrer) et entrepreneur préféré | Vous, lorsque vous soumettez une demande; le personnel de Diplomat, lorsqu’il inscrit une demande faite par téléphone |
| Photos | Photos du problème, jusqu’à 6 par demande | Vous |
| Messages et évaluations | Messages liés à une demande, ainsi que votre évaluation et votre commentaire une fois les travaux terminés | Vous, les autres personnes liées à la demande et le personnel de Diplomat |
| Dossiers des travaux | Approbations, estimations, entrepreneur assigné, heures de visite, avis d’entrée, factures et historique de chaque étape | Le personnel de Diplomat, les propriétaires et l’application |
| Registre des contacts avec les entrepreneurs | Le fait que vous avez appelé un entrepreneur ou lui avez écrit à partir de l’application, et à quel moment (pas le contenu de la conversation) | L’application |
| Renseignements sur les notifications | Notifications qui vous sont envoyées, si vous les avez lues, votre réglage des courriels et un identifiant de votre téléphone servant à l’envoi des notifications poussées | L’application et votre téléphone |
| Renseignements techniques | Adresse IP, type de navigateur ou d’appareil, pages demandées et version de l’application, dans les journaux des serveurs. Lorsque vous envoyez un formulaire du site Web, nous conservons aussi pendant 1 jour un code brouillé tiré de votre adresse IP, afin de bloquer les envois répétés ou automatisés. Ce code ne permet pas de retrouver votre adresse IP. | Votre navigateur ou votre appareil, automatiquement |
| Statistiques de visite | La page que vous visitez, la page qui vous y a mené, votre navigateur et votre système d’exploitation, votre pays et la vitesse de chargement de la page | Votre navigateur, sur notre site Web et la version Web de l’application, au moyen de Cloudflare Web Analytics |
Notre site Web et la version Web de l’application utilisent Cloudflare Web Analytics pour compter les visites et voir quelles pages sont consultées. Cet outil n’utilise pas de témoins (cookies), n’enregistre rien sur votre appareil et n’identifie ni ne suit les visiteurs individuellement. Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires ou de suivi. L’application mobile ne recueille pas votre position, vos contacts ni vos identifiants publicitaires, et n’utilise aucun outil d’analyse ou de publicité.
Utilisation des renseignements
- Demandes de renseignements : pour répondre à vos questions et donner suite à votre demande.
- Demandes de location : pour confirmer votre identité et évaluer votre demande, y compris vos antécédents de crédit, de location et d’emploi, comme vous l’autorisez dans la demande.
- Baux et comptes : pour préparer les baux, créer votre compte dans l’application et confirmer que vous louez ou possédez un logement que nous gérons.
- Entretien : pour recevoir, approuver, planifier et réaliser les demandes d’entretien, y compris pour demander au propriétaire d’approuver les coûts qui dépassent sa limite.
- Avis d’entrée : pour aviser les locataires avant que quiconque entre dans un logement, comme l’exigent la Loi de 2006 sur la location à usage d’habitation de l’Ontario ou le Code civil du Québec.
- Mises à jour : pour vous envoyer des mises à jour dans l’application, par notification poussée et par courriel.
- Dossiers : pour conserver les dossiers des demandes, des travaux, des coûts et des avis à des fins comptables et juridiques et en cas de litige.
- Statistiques du site Web : pour savoir combien de personnes visitent notre site Web et quelles pages elles consultent, afin de l’améliorer.
- Sécurité : pour assurer la sécurité du site Web et de l’application, bloquer les envois automatisés indésirables et corriger les problèmes.
Nous évaluons les demandes de façon équitable et conformément aux lois sur les droits de la personne. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins de publicité ou de marketing. Nous ne les utilisons à une nouvelle fin qu’avec votre consentement ou lorsque la loi le permet.
Avec qui nous les communiquons
Chaque personne voit uniquement ce dont elle a besoin pour sa part du travail.
| Qui | Ce qu’ils peuvent voir | Pourquoi |
|---|---|---|
| Le personnel de Diplomat | Les renseignements nécessaires à son travail | Pour répondre aux demandes, évaluer les demandes de location et gérer les propriétés |
| Le propriétaire de l’immeuble | Les demandes de location pour sa propriété; les demandes d’entretien pour sa propriété, y compris le nom du demandeur, la description, les photos, les messages, les estimations, les heures de visite et les factures | Pour choisir les locataires, et pour approuver et payer les travaux. Certains propriétaires habitent à l’extérieur du Canada. |
| Les autres locataires de votre logement | Les demandes faites pour le logement pendant leur bail et les avis d’entrée pour le logement | Ils habitent le logement et doivent être avisés avant toute entrée |
| Les agences d’évaluation du crédit, ainsi que les propriétaires et employeurs que vous indiquez | Ce qui est nécessaire pour vérifier votre demande | Pour vérifier vos antécédents de crédit, de location et d’emploi, avec votre autorisation |
| Les entrepreneurs | L’adresse, le problème, les photos, les instructions d’accès et, au besoin, vos coordonnées | Pour faire les travaux. Les entrepreneurs n’utilisent pas l’application; c’est Diplomat ou vous qui leur transmettez ces renseignements. |
| Les fournisseurs de services | Uniquement ce dont ils ont besoin pour fournir leur service (voir la section suivante) | Pour héberger le site Web et l’application, et pour envoyer des messages |
| Les tribunaux et les autorités | Ce que la loi exige ou ce qu’exige un dossier de location | Par exemple, une audience devant la Commission de la location immobilière ou le Tribunal administratif du logement, ou une ordonnance d’un tribunal |
Lorsque vous appelez un entrepreneur ou lui écrivez à partir de l’application, cette conversation se déroule entre vous et l’entrepreneur.
Lieu de conservation
La base de données, les photos et les registres de connexion de l’application, ainsi que les formulaires envoyés par notre site Web, sont conservés au Canada, à Montréal. Notre messagerie d’entreprise est hébergée par Google, qui peut la conserver à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis. Les courriels envoyés par notre site Web et notre application, ainsi que les notifications poussées, sont traités aux États-Unis. Les renseignements traités ou conservés à l’extérieur du Canada peuvent être consultés par les tribunaux et les autorités de ces pays en vertu des lois locales.
Les renseignements concernant des personnes et des propriétés au Québec peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec : à notre bureau en Ontario, aux propriétaires qui habitent ailleurs et aux fournisseurs de services ci-dessous.
| Fournisseur de services | Ce qu’il fait | Ce qu’il reçoit | Où |
|---|---|---|---|
| Cloudflare | Enregistre nos noms de domaine, héberge notre site Web et la version Web de l’application (app.diplomatpm.com), les protège contre les attaques et compte les visites (Cloudflare Web Analytics) | Les pages que vous demandez et les formulaires que vous envoyez, à leur passage, votre adresse IP et les détails de votre navigateur dans ses journaux, ainsi que les statistiques de visite décrites ci-dessus | Le centre de données de Cloudflare le plus proche de vous, et les États-Unis |
| Supabase | Héberge la base de données, les photos, les factures et la connexion de l’application; conserve les formulaires du site Web; et exécute les services qui reçoivent les formulaires du site Web et envoient les notifications | Tous les renseignements de l’application et les formulaires du site Web | Base de données et fichiers au Canada (Montréal); les services qui reçoivent les formulaires et envoient les notifications peuvent s’exécuter à l’extérieur du Canada |
| Google (Google Workspace) | Héberge notre messagerie d’entreprise | Les courriels que vous nous envoyez et nos réponses, ainsi que le courriel que nous recevons pour chaque formulaire du site Web. Pour une demande de location, ce courriel contient uniquement votre nom, vos coordonnées et la propriété; le reste de la demande demeure dans notre base de données. | États-Unis et autres pays |
| Zoho | Héberge les courriels envoyés à nos anciennes adresses se terminant par @diplomatpropertymanagement.com, jusqu’à ce que nous ayons terminé leur transfert vers Google | Les courriels que vous envoyez à ces adresses et nos réponses | Canada |
| Google Fonts, Tailwind CSS et des services d’images comme Unsplash | Fournissent les polices, la mise en forme et les images lors du chargement d’une page du site Web, ainsi que les polices de certains caractères, comme les émojis, dans la version Web de l’application | Votre adresse IP et les détails de votre navigateur | États-Unis et autres pays |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Transmet les notifications poussées aux téléphones Android et aux iPhone | L’identifiant de notification de votre téléphone, ainsi que le titre et le court texte de la notification | États-Unis |
| Apple (Apple Push Notification service) | Transmet les notifications poussées aux iPhone | L’identifiant de notification de votre iPhone, ainsi que le titre et le court texte de la notification | États-Unis |
| Resend | Envoie les courriels de l’application, dont les avis d’entrée, les codes d’invitation et les réinitialisations de mot de passe, ainsi que le courriel que nous recevons pour chaque formulaire du site Web | Votre nom, votre adresse courriel et le contenu du courriel | États-Unis |
Les notifications poussées affichent un court résumé, comme le titre de la demande; les détails complets restent dans l’application. Apple et Google ont leurs propres politiques de confidentialité pour le téléchargement de l’application dans leurs boutiques.
Durée de conservation
Nous conservons les renseignements seulement le temps nécessaire, puis nous les supprimons ou retirons ce qui permet de vous identifier.
| Renseignements | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes faites par le site Web | 2 ans après leur réception, sauf s’ils sont versés à un dossier de bail ou de gestion |
| Courriels échangés avec vous | 2 ans après notre dernier échange, sauf s’ils sont versés à un dossier de bail ou de gestion |
| Demandes de location qui ne mènent pas à un bail | 6 mois après leur réception |
| Demandes de location qui mènent à un bail | Pendant toute la durée de la location et 7 ans après sa fin |
| Renseignements du compte de l’application | Tant que votre compte est ouvert. Lorsque vous supprimez votre compte, nous supprimons immédiatement ces renseignements. À la fin de votre bail, votre accès au logement prend fin, et nous supprimons votre compte 2 ans plus tard, sauf si vous signez un nouveau bail. |
| Dossiers d’entretien : demandes, photos, messages, avis d’entrée, approbations et factures | 7 ans après la fermeture de la demande, à des fins juridiques et fiscales et en cas de litige. Après la suppression de votre compte, nous ne conservons que ce que ces dossiers exigent, en retirant votre nom et vos coordonnées lorsque c’est possible. |
| Notifications, registres d’envoi des courriels et des notifications poussées, et codes d’invitation utilisés ou expirés | 12 mois |
| Codes brouillés tirés des adresses IP, servant à bloquer les envois automatisés | 1 jour |
| Statistiques de visite | Conservées par Cloudflare sous forme de nombres et de totaux qui ne vous identifient pas |
| Journaux des serveurs | Une courte période fixée par chaque hébergeur, habituellement quelques jours |
Protection des renseignements
- Chiffrement : les renseignements sont chiffrés pendant leur transmission entre votre navigateur ou votre téléphone et nos serveurs. Les renseignements de l’application et les formulaires du site Web sont aussi chiffrés pendant leur conservation.
- Accès limité : seuls les membres du personnel qui ont besoin des renseignements pour leur travail peuvent les voir, et chaque utilisateur de l’application n’a accès qu’aux renseignements de son propre logement ou de sa propre propriété. La base de données le vérifie à chaque requête.
- Photos et factures privées : les fichiers de l’application ne sont pas publics. L’application les affiche au moyen de liens qui expirent peu après leur ouverture.
- Connexion du personnel : le personnel de Diplomat doit utiliser une connexion en deux étapes avec une application d’authentification, y compris pour lire les formulaires du site Web et les demandes de location.
- Mots de passe : conservés uniquement sous une forme brouillée qui ne permet pas de retrouver le mot de passe.
- Historique des modifications : les modifications apportées aux comptes, aux baux, aux demandes, aux approbations, aux avis et aux factures dans l’application sont enregistrées, avec leur auteur et leur date.
Aucun système n’est parfaitement sûr. Si une atteinte à la vie privée présente un risque réel de préjudice grave pour vous, nous vous en informerons. Nous la signalerons aussi au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, pour les renseignements concernant des personnes au Québec, à la Commission d’accès à l’information du Québec.
Vos choix et vos droits
- Consulter vos renseignements : demandez à notre responsable de la protection des renseignements personnels une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
- Obtenir une copie transférable : demandez les renseignements que vous nous avez fournis par voie électronique dans un format électronique couramment utilisé.
- Corriger vos renseignements : demandez-nous de corriger tout renseignement inexact ou périmé.
- Retirer votre consentement : vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des limites prévues par la loi ou par contrat. Sans votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande de location ou vos demandes dans l’application, et nous transmettrons les avis requis d’une autre façon.
- Supprimer votre compte : dans l’application, ouvrez le menu en haut à droite, choisissez « Account », puis « Delete account », ou communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous conservons uniquement les dossiers d’entretien qu’exigent la loi ou votre bail.
- Mises à jour par courriel : désactivez-les dans l’application, sous « Notifications », avec l’interrupteur « Email me updates ». Les locataires reçoivent quand même les avis d’entrée par courriel, car la loi exige un avis avant que quiconque entre dans un logement.
- Notifications poussées : désactivez-les dans les réglages de votre téléphone.
Nous répondons aux demandes dans un délai de 30 jours. Nous pourrions d’abord vous demander de confirmer votre identité.
Enfants
Notre site Web et notre application s’adressent aux adultes. Une demande de location peut indiquer le nom et l’âge d’autres occupants, y compris des enfants. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour évaluer la demande et l’occupation du logement.
Liens vers d’autres sites Web
Notre site Web contient des liens vers d’autres sites, comme Instagram, realtor.ca et la page de notre calendrier de bienfaisance. Ces sites ont leurs propres politiques de confidentialité.
Modifications de la présente politique
Lorsque nous modifions la présente politique, nous publions la nouvelle version avec une nouvelle date d’entrée en vigueur. Avant qu’une modification importante prenne effet, nous en informons les utilisateurs de l’application dans l’application ou par courriel.
Questions et plaintes
Pour toute question ou préoccupation, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@diplomatpm.com ou au 613-797-4452.
Si nous ne réglons pas votre préoccupation, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à priv.gc.ca ou au 1-800-282-1376. Si vous habitez au Québec, ou si votre préoccupation concerne une propriété au Québec, vous pouvez aussi communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec à cai.gouv.qc.ca.
Nous joindre
Pour toute question sur la présente politique de confidentialité, les pratiques de ce site ou vos rapports avec nous, communiquez avec nous.
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